Waarom blokkeert de VERON mail aan mij?

Waarom blokkeert de VERON mail aan mij?De laatste weken ontvangen wij regelmatig klachten over de werking van onze VERON mail aliassen. De probleemomschrijving bevat eigenlijk altijd wel iets in de trend van:…

Er is een e-mail aan mij verstuurd via mijn @veron.nl adres. Maar ik heb helemaal niets ontvangen. Waarom blokkeren jullie bepaalde e-mails of nieuwsbrieven die aan mij gericht zijn?

Een goede vraag. Maar wel gecombineerd met een foute aanname. Dat roept om wat tekst en uitleg over de werking van mailsystemen. Echter, dan wel op een voor iedereen begrijpelijke wijze. Want we zijn (gelukkig) niet allemaal ICT nerds en whizzkids

Alle VERON mail klachten worden onderzocht

Het spreekt voor zich dat we alle klachten goed onderzoeken. Zo ook deze meldingen over niet op de eindbestemming aankomende e-mails. We duiken dan in de logbestanden van onze eigen VERON mailserver. En daar kunnen we in detail teruglezen of en hoe een e-mail via het veron.nl domein is behandeld.

Wat blijkt? Al die nooit door de “klagers” ontvangen e-mails zijn inderdaad op onze mailserver binnen gekomen. En ze zijn binnen één tot enkele minuten probleemloos doorgestuurd naar de juiste eindbestemming. Vervolgens kreeg onze VERON mailserver in alle onderzochte gevallen van de mailserver op die eindbestemming een melding retour dat de mail daar goed ontvangen is. En daarmee is de taak voor onze VERON mailserver naar volle tevredenheid volbracht.

De foute aanname ontzenuwd

Ons VERON mail systeem heeft dus géén van deze e-mails geblokkeerd. Maar dat neemt niet weg dat er toch echt bepaalde e-mails nooit bij die probleemmelders zijn aangekomen. Er is dus wel degelijk iets aan de hand. Maar wat? Doordat we in onze logbestanden hebben kunnen zien dat de VERON mail server goed gerelayeerd heeft, moet er dus wel iets eigenaardigs gebeurt zijn op de mailserver van de eindbestemming. De vraag is dan ook hoe zo’n mailserver eigenlijk met alle binnenkomende mail omgaat.

Ingangscontrole

SpamWanneer een e-mail op een mailserver binnenkomt, dan gaat deze door een spam-filter heen. De werking van zo’n spam-filter is beide eenvoudig en mysterieus.

Het eenvoudige er aan is dat er steeds een lange lijst met diverse criteria wordt afgewerkt. Criteria waaraan een legitieme e-mail herkenbaar is leveren pluspunten op. En criteria waarmee spam te identificeren valt leveren minpunten op. De som van alle plussen en minnen geeft een spam-score. Die spam-score bepaald wat er vervolgens met de mail gebeurt.

Het mysterieuze er aan is dat systeembeheerders niet publiek bekend maken welke criteria precies getoetst worden. Zo wordt ook geheim gehouden welk “gewicht” ieder individueel criterium heeft in de optelsom. Sterker nog, iedere provider hanteert een eigen set criteria en een eigen waardetoekenning voor ieder van die criteria. Dit is om het spammers niet al te gemakkelijk te maken.

Drie mogelijke bestemmingen

De mailserver weet nu de spam-score van de binnenkomende mail. Die wordt vergeleken met een door de systeembeheerder ingestelde grenswaarde. Zit de spam-score onder die grens? Dan is die mail waarschijnlijk spam-vrij. En die mail gaat naar jouw inbox. We gebruiken hier het woord “waarschijnlijk” omdat spam-filtering geen exacte wetenschap is. Er kan altijd iets door de mazen van het net glippen.

Ligt de spam-score boven die grenswaarde? Dan heeft die mail duidelijke verschillende spam kenmerken. En dus is de kans groot dat het ook echt spam is. Die mail gaat naar jouw eigen spambox. Dan kun je zelf beslissen wat je met die verdachte mail wilt doen. Het is goed wanneer je zo af en toe eens in je spambox kijkt. Dan weet je wat er zoal afgevangen wordt. En dan kun je abusievelijk als spam aangemerkte mail alsnog redden.

Maar er is nog een minder bekende derde mogelijkheid. De binnenkomende e-mail kan een afzender hebben die op een internationale zwarte lijst staat. Of de afzender heeft zijn/haar eigen ICT niet goed op orde waardoor de verstuurde mail erg verdacht lijkt. En zo zijn er nog een aantal zaken die de ontvangende mailserver een aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid geeft dat de mail spam is. Veel mensen denken dat ook deze mails in de spambox terecht komen. Echter, dat is helaas/gelukkig niet waar. De mailserver vernietigd deze buitencategorie direct. Zonder melding retour aan de afzender. En zonder melding aan de bedoelde ontvanger.

Eindelijk duidelijkheid

Nu wordt duidelijk wat er die nooit op de eindbestemming aangekomen e-mails is overkomen. De Engelse “Eendentest” blijkt van toepassing: “Als iets eruitziet als een eend, zwemt als een eend en kwaakt als een eend, dan is het waarschijnlijk een eend.” De eigen mailserver van de beoogde ontvanger heeft de e-mail met hoge waarschijnlijkheid als spam geïdentificeerd en direct geruisloos de nek omgedraaid.

Dat er geen enkele terugmelding van deze actie wordt gedaan is om spammers niet al te behulpzaam te zijn. Immers, nu zijn ze in de veronderstelling dat hun spam goed op de bedoelde bestemming is aangekomen. Zouden ze terugmelding krijgen dat het niet gelukt is, dan proberen ze direct weer opnieuw met een net iets andere spam-mail door het filter heen te breken.

Samenvattend

Is er wel een e-mail naar je verzonden, maar deze is nooit bij je aangekomen? Dan zijn er drie mogelijke oorzaken. Er is iets mis met de inhoud of samenstelling van de e-mail zelf. Of de methode van verzenden veroorzaakt problemen. Maar ook het domein van de afzender kan ene onjuiste of incomplete configuratie bevatten. Een combinatie van deze drie is natuurlijk ook zeer goed mogelijk.

Maar eigenlijk doet het er niet toe wat de precieze oorzaak is. Wat belangrijk is te weten, is dat de afzender ten alle tijden (onbedoeld en onbewust) de veroorzaker van het probleem is. Het is dan ook uitsluitend de afzender die het probleem kan en moet oplossen.

Laat je niet met een kluitje het riet in sturen

Ga je tijdens het carnaval als bankovervaller verkleed net voor je de kroeg in duikt nog even wat zakgeld bij de bank halen voor bier en borrelnoten? Dan is de kans groot dat je de avond en nacht doorbrengt op het politiebureau op water en brood. Roepen dat de bewaking jou verkeerd beoordeeld heeft helpt dan niet. Ook de rechter zal zeggen dat je het zo toch wel zelf uitgelokt hebt. Zo gaat het ook met e-mail. De afzender zal alle schijn van spam moeten zien te voorkomen. Anders grijpen de mailservers volledig automatisch in.

Dus loop je tegen het probleem van niet-ontvangen e-mail aan? Laat je dan niet door de afzender afschepen. Het is een dooddoener dat hij of zij er niets aan kan doen. Niets is minder waar. De afzender veroorzaakt het probleem. En het zal dus ook aan de bron moeten worden opgelost. De afzender zal zijn of haar huiswerk echt veel beter moeten doen…